Datenschutz­erklärung

1.Verantwortlicher und Kontakt

Diese Erklärung informiert nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung darüber, welche personenbezogenen Daten HesaTech verarbeitet, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange.

2.Begriffe in Kürze

3.Grundsätze der Verarbeitung

• Zweckbindung. Daten werden nur für die hier genannten Zwecke verarbeitet.
• Datensparsamkeit. Es werden nur die Daten erhoben, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
• Eigener Betrieb. Die Anwendungen von HesaTech laufen auf eigener Infrastruktur in einem Rechenzentrum in Deutschland. Es werden keine Analyse- oder Werbedienste eingesetzt.
• Keine Weitergabe zu Werbezwecken. Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken an Dritte übermittelt.
• Verschlüsselung. Die Übertragung erfolgt durchgehend über TLS.

4.Aufruf der Website

1. Beim Aufruf von hesatech.de verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Adresse, den übertragenen Datenumfang, den Status der Auslieferung sowie Browsertyp und Betriebssystem.
2. Zweck ist die Auslieferung der Seite, die Gewährleistung der Systemsicherheit und die Erkennung von Störungen und Angriffen.
3. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb.
4. Diese Daten werden nach spätestens sieben Tagen gelöscht, es sei denn, ein Sicherheitsvorfall macht eine längere Aufbewahrung erforderlich.
5. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Es werden keine Profile gebildet.

5.Kontaktaufnahme

1. Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer und Firma sowie den Inhalt Ihrer Nachricht.
2. Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage und die Anschlusskommunikation.
3. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse an der Beantwortung von Anfragen.
4. Anfragen, die nicht zu einem Vertrag führen, werden nach sechs Monaten gelöscht, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.

6.Kundenbereich: Konto und Anmeldung

1. Für die Nutzung des Kundenbereichs unter hesatech.de/app ist ein Konto erforderlich. Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, ein Kennwort in verschlüsselter Form (Hashwert), der Bestätigungsstand der Adresse sowie Zeitpunkt der Anlage.
2. Bei jeder Anmeldung wird ein sechsstelliger Code an Ihre E-Mail-Adresse gesendet. Zweck ist der Schutz Ihres Zugangs vor unbefugter Nutzung. Der Code wird nach Ablauf von zehn Minuten oder nach Verwendung gelöscht.
3. Bei der Anmeldung erklären Sie Ihr Einverständnis mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, der Geschäftsordnung und dieser Datenschutzerklärung. Zeitpunkt und Fassung dieser Erklärung werden zu Nachweiszwecken gespeichert.
4. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertragsverhältnisses) sowie für die Sicherungsmaßnahmen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und Art. 32 DSGVO.
5. Zugriffe auf Daten des Kundenbereichs werden protokolliert. Die Protokolle enthalten Zeitpunkt, Kennung des Kontos und den betroffenen Datensatz. Sie dienen der Nachvollziehbarkeit und werden nach zwölf Monaten gelöscht.

7.Kundenbereich: Projektdaten und Unterlagen

1. Im Kundenbereich werden die zu Ihrem Vorhaben gehörenden Daten angezeigt: Aufträge, Termine, Meilensteine, Auswertungen, bereitgestellte Unterlagen und Nachrichten.
2. Zu Ihrem Unternehmen speichern wir Stammdaten: Firma, Anschrift, Registerangaben, vertretungsberechtigte Person, Ansprechpartner und eine Kundennummer.
3. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
4. Sie können im Bereich „Profil“ eine abweichende E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen hinterlegen. Diese Angabe ist freiwillig; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit ändern oder entfernen.

8.Elektronische Unterschrift

1. Der Kundenbereich ermöglicht die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten. Dabei werden verarbeitet: Name und Funktion der unterzeichnenden Person, die Erklärung zur Vertretungsberechtigung, Ort und Datum, das Bild der handschriftlichen Unterschrift, Zeitpunkt der Unterzeichnung, IP-Adresse, Browserkennung sowie Prüfsummen des Dokuments und der Unterschriftsdaten.
2. Zusätzlich wird ein Ereignisprotokoll geführt: Öffnen des Dokuments, vollständiges Lesen, Setzen der Bestätigungen, Anfordern und Bestätigen des Signaturcodes und die Unterzeichnung selbst.
3. Zweck ist der Nachweis, dass und wann eine Erklärung abgegeben wurde. Diese Angaben erscheinen im Signaturzertifikat, das dem unterzeichneten Dokument beigefügt wird.
4. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse an der Beweisbarkeit rechtsgeschäftlicher Erklärungen.
5. Unterzeichnete Dokumente und die zugehörigen Nachweisdaten werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert, in der Regel zehn Jahre nach § 147 AO.

9.Rechnungen und steuerliche Aufbewahrung

1. Für die Abrechnung verarbeiten wir Rechnungsdaten: Rechnungsnummer, Kundennummer, Leistungsbeschreibung, Beträge, Zahlungsziel und Zahlungsstand.
2. Bleibt eine Zahlung aus, verarbeiten wir zusätzlich Daten zum Zahlungsverzug und versenden Erinnerungen und Mahnungen.
3. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, für die Aufbewahrung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB.
4. Rechnungen und Buchungsbelege werden zehn Jahre aufbewahrt, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung.

10.Nachrichten und Sofortchat

1. Im Kundenbereich können Sie uns über den Nachrichtenbereich und über den Sofortchat schreiben. Verarbeitet werden Inhalt, Zeitpunkt und Ihre Kontokennung.
2. Über jede eingehende Nachricht wird HesaTech per E-Mail benachrichtigt, damit Anfragen zeitnah beantwortet werden.
3. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
4. Der Nachrichtenverlauf bleibt für die Dauer des Vertragsverhältnisses verfügbar und wird danach gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.

11.Videokonferenzen

1. Für Videogespräche betreibt HesaTech einen eigenen Server auf Grundlage der freien Software LiveKit im selben Rechenzentrum in Deutschland. Ein Dienst eines Dritten wird nicht eingesetzt.
2. Verarbeitet werden Ihr Anzeigename, technische Verbindungsdaten und, während des Gesprächs, die übertragenen Bild-, Ton- und gegebenenfalls Bildschirminhalte.
3. Die Inhalte werden ausschließlich zur Übertragung verarbeitet und nicht aufgezeichnet. Eine Aufzeichnung findet nur statt, wenn alle Teilnehmenden zuvor ausdrücklich zugestimmt haben.
4. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Freigabe von Kamera und Mikrofon durch Ihren Browser ist Ihre Einwilligung erforderlich; Sie können sie jederzeit entziehen.
5. Verbindungsdaten werden nach Ende des Gesprächs gelöscht, technische Protokolle nach spätestens sieben Tagen.

12.Speicherung im Browser

1. HesaTech setzt keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken ein. Es findet keine Nachverfolgung über Websites hinweg statt.
2. Der Kundenbereich speichert technisch notwendige Angaben im Speicher Ihres Browsers: den Anmeldetoken für die laufende Sitzung, den Vermerk über den bestätigten Anmeldecode, die erklärte Zustimmung zu den Bedingungen und die von Ihnen gewählte Position der Chatschaltfläche.
3. Diese Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich; eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
4. Die Sitzungsangaben werden beim Abmelden oder beim Schließen des Browsers gelöscht. Die übrigen Angaben können Sie jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers entfernen.

13.Empfänger und Auftragsverarbeiter

HesaTech setzt folgende Dienstleister ein. Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, soweit erforderlich.

Darüber hinaus werden Daten an Dritte nur übermittelt, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht – etwa gegenüber Steuerberatung, Finanzverwaltung oder Gerichten.

14.Übermittlung in Drittländer

1. Die Verarbeitung findet grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union statt. Server und Datenbanken stehen in Deutschland.
2. Bei den in Abschnitt 13 genannten Anbietern mit Sitz in den Vereinigten Staaten kann eine Übermittlung in ein Drittland nicht ausgeschlossen werden. Diese erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO oder, soweit der Anbieter zertifiziert ist, auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses für das EU-US Data Privacy Framework nach Art. 45 DSGVO.
3. Sie können die Übermittlung an Unsplash vermeiden, indem Sie die Anzeige externer Bilder in Ihrem Browser unterbinden. Die Nutzbarkeit des Kundenbereichs wird dadurch nicht beeinträchtigt.

15.Speicherdauer

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht oder, soweit eine Löschung technisch nicht möglich ist, in der Verarbeitung eingeschränkt.

16.Ihre Rechte

Ihnen stehen die folgenden Rechte zu. Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an datenschutz@hesatech.de.

Wir beantworten Anträge innerhalb eines Monats. Bei umfangreichen Anträgen kann sich die Frist um zwei Monate verlängern; darüber informieren wir Sie.

17.Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

1. Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO).
2. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des vermuteten Verstoßes.
3. Für HesaTech zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, ldi.nrw.de.

18.Pflicht zur Bereitstellung

1. Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrages sind bestimmte Angaben jedoch erforderlich.
2. Ohne E-Mail-Adresse kann kein Zugang zum Kundenbereich eingerichtet werden. Ohne Firma und Anschrift kann keine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG ausgestellt werden.
3. Werden erforderliche Angaben nicht bereitgestellt, kann der Vertrag nicht oder nicht vollständig durchgeführt werden.

19.Keine automatisierte Entscheidungsfindung

1. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profilbildung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
2. Auswertungen im Kundenbereich, etwa zum Projektfortschritt, beruhen auf Angaben, die von HesaTech gepflegt werden. Sie treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung.

20.Änderungen dieser Erklärung

1. Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Verarbeitung ändert oder rechtliche Vorgaben dies erfordern.
2. Die jeweils geltende Fassung ist unter hesatech.de/datenschutz abrufbar. Wesentliche Änderungen teilen wir Kunden des Kundenbereichs zusätzlich per E-Mail mit.
3. Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt der Verarbeitung geltende Fassung.