Geschäftsordnung

1.Zweck dieser Ordnung

1. Der Kundenbereich unter hesatech.de/app stellt Ihnen den Stand Ihres Vorhabens, Unterlagen, Termine, Rechnungen und den direkten Kontakt zu HesaTech zur Verfügung.
2. Diese Ordnung regelt, wie der Bereich genutzt wird und was Sie von HesaTech erwarten können. Sie ergänzt die Allgemeinen Geschäftsbedingungen; bei Widersprüchen gehen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen vor.
3. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gilt die Datenschutzerklärung.

2.Zugang und Konto

1. Zugänge werden von HesaTech vergeben. Eine Selbstregistrierung ist nicht vorgesehen.
2. Je Kunde wird in der Regel ein Zugang eingerichtet. Weitere Zugänge für Mitarbeitende richtet HesaTech auf Anforderung ein.
3. Der Zugang ist persönlich. Er darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Handlungen, die unter Ihrem Zugang vorgenommen werden, gelten als von Ihnen vorgenommen.
4. Scheidet eine Person aus Ihrem Unternehmen aus, teilen Sie dies HesaTech unverzüglich mit, damit der Zugang gesperrt werden kann.

3.Sicherheit Ihres Zugangs

1. Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail-Adresse, Kennwort und einem sechsstelligen Code, der bei jeder Anmeldung an Ihre E-Mail-Adresse gesendet wird.
2. Wählen Sie ein Kennwort, das Sie nirgendwo sonst verwenden. Geben Sie Kennwort und Code niemals weiter. HesaTech wird Sie niemals nach Ihrem Kennwort fragen.
3. Bewahren Sie den Zugriff auf Ihr E-Mail-Postfach sicher auf. Wer Ihr Postfach erreicht, erreicht auch Ihren Zugang.
4. Haben Sie den Verdacht, dass jemand unbefugt auf Ihren Zugang zugreift, teilen Sie dies HesaTech unverzüglich mit. Der Zugang wird dann umgehend gesperrt.

4.Zulässige Nutzung

Der Kundenbereich darf nur für die Zusammenarbeit mit HesaTech genutzt werden. Untersagt sind insbesondere:

• Versuche, auf Daten anderer Kunden zuzugreifen
• automatisiertes Auslesen von Inhalten, soweit nicht ausdrücklich gestattet
• Umgehung oder Prüfung von Sicherheitsvorkehrungen ohne vorherige Absprache
• Einstellen rechtswidriger, beleidigender oder schädlicher Inhalte
• Nutzung in einer Weise, die den Betrieb beeinträchtigt

Wenn Ihnen eine Sicherheitslücke auffällt, melden Sie sie bitte an sicherheit@hesatech.de. Meldungen werden vertraulich behandelt. Wer eine Lücke meldet, statt sie auszunutzen, hat von HesaTech nichts zu befürchten.

5.Unterlagen und Unterschriften

1. Unterlagen werden im Kundenbereich bereitgestellt. Sie können sie ansehen, herunterladen und aufbewahren.
2. Zur Unterzeichnung vorgesehene Unterlagen sind entsprechend gekennzeichnet. Vor der Unterschrift werden Sie durch das Dokument geführt und bestätigen die dort genannten Punkte.
3. Die Unterschrift ist rechtsverbindlich. Sie wird mit einem eigenen Signaturcode bestätigt, der für dieses eine Dokument gilt.
4. Nach der Unterzeichnung erhalten Sie das Dokument mit einem Signaturzertifikat per E-Mail. Es enthält Zeitpunkt, Ort, die von Ihnen erklärten Bestätigungen und Prüfsummen. Dasselbe Dokument liegt in Ihrem Archiv.
5. Unterzeichnen Sie nur, wenn Sie das Dokument gelesen haben und zur Vertretung berechtigt sind. Im Zweifel fragen Sie vorher nach – über die Nachrichtenfunktion oder in einem Gespräch.

6.Nachrichten und Antwortzeiten

1. Über den Nachrichtenbereich und die Chatschaltfläche erreichen Sie HesaTech unmittelbar. Jede Nachricht löst eine Benachrichtigung aus.
2. HesaTech antwortet an Werktagen in der Regel innerhalb eines Arbeitstages. Eine verbindliche Reaktionszeit besteht nur, wenn ein Wartungsvertrag geschlossen wurde.
3. Für Anliegen, die keinen Aufschub dulden, nutzen Sie bitte zusätzlich den telefonischen Weg.
4. Der Nachrichtenverlauf bleibt für Sie einsehbar und dient beiden Seiten als Gedächtnisstütze.

7.Termine und Videogespräche

1. Terminvorschläge erhalten Sie per E-Mail. Sie können darin bestätigen oder um eine Verschiebung bitten.
2. Videogespräche finden im Browser statt. Es ist keine Installation erforderlich. Der Browser fragt einmalig nach Kamera und Mikrofon; ohne Freigabe können Sie zuhören.
3. Der Gesprächsraum läuft auf einem eigenen Server von HesaTech in Deutschland. Gespräche werden nicht aufgezeichnet, es sei denn, alle Teilnehmenden stimmen zuvor ausdrücklich zu.
4. Einladungslinks sind persönlich. Geben Sie sie nur an Personen weiter, die an dem Gespräch teilnehmen sollen.

8.Rechnungen und Zahlungen

1. Rechnungen werden im Kundenbereich bereitgestellt und zusätzlich per E-Mail übersandt.
2. Der Zahlungsstand ist für Sie einsehbar. Nach Zahlungseingang wird die Rechnung als bezahlt gekennzeichnet.
3. Bleibt eine Zahlung aus, erhalten Sie zunächst eine Zahlungserinnerung ohne weitere Kosten. Erst danach folgen Mahnungen mit den gesetzlich vorgesehenen Verzugskosten.
4. Ist eine Rechnung aus Ihrer Sicht unrichtig, teilen Sie dies bitte innerhalb von 14 Tagen mit. Wir klären das dann, bevor Fristen laufen.

9.Verfügbarkeit und Wartung

1. HesaTech bemüht sich um eine durchgehende Verfügbarkeit des Kundenbereichs, schuldet sie jedoch ohne gesonderte Vereinbarung nicht.
2. Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt. Längere Unterbrechungen werden angekündigt.
3. Bei einer Störung erreichen Sie HesaTech weiterhin per E-Mail und telefonisch. Ihre Daten sind von einer Störung des Kundenbereichs nicht betroffen.
4. Es werden regelmäßig Sicherungen erstellt. Sie ersetzen nicht Ihre eigene Aufbewahrung von Unterlagen, die Sie für Ihre Buchhaltung benötigen.

10.Ihre Daten und deren Herausgabe

1. Die im Kundenbereich gespeicherten Daten Ihres Vorhabens gehören Ihnen.
2. Sie können jederzeit verlangen, dass Ihnen Ihre Daten in einem gängigen Format herausgegeben werden. Die Herausgabe erfolgt innerhalb von 30 Tagen und ist einmal jährlich unentgeltlich.
3. Nach Beendigung der Zusammenarbeit bleibt Ihr Zugang noch 90 Tage bestehen, damit Sie Unterlagen sichern können. Danach wird er deaktiviert.
4. Unterzeichnete Dokumente und Rechnungen bewahrt HesaTech für die Dauer der gesetzlichen Fristen auf, auch nach Beendigung der Zusammenarbeit.

11.Sperrung und Beendigung

1. HesaTech kann einen Zugang sperren, wenn ein begründeter Verdacht auf Missbrauch besteht, wenn gegen diese Ordnung verstoßen wird oder wenn Zahlungen trotz Mahnung ausbleiben.
2. Vor einer Sperrung wegen Zahlungsverzugs wird HesaTech Sie mit einer Frist von zehn Werktagen darauf hinweisen, es sei denn, dies ist wegen Gefahr im Verzug nicht möglich.
3. Eine Sperrung wird aufgehoben, sobald der Grund entfallen ist.
4. Sie können die Löschung Ihres Zugangs jederzeit verlangen. Aufbewahrungspflichten bleiben davon unberührt.

12.Änderungen dieser Ordnung

1. HesaTech kann diese Ordnung ändern, wenn dies aus technischen, rechtlichen oder betrieblichen Gründen erforderlich ist.
2. Änderungen werden mindestens vier Wochen vor Wirksamwerden im Kundenbereich angezeigt und per E-Mail mitgeteilt.
3. Widersprechen Sie nicht innerhalb von vier Wochen, gelten die Änderungen als angenommen. Auf diese Wirkung wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen.
4. Bei Widerspruch können beide Seiten die Nutzung des Kundenbereichs zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens beenden. Das übrige Vertragsverhältnis bleibt davon unberührt.